Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Kantor & Administrasi Perkantoran

      A.  Pengertian Kantor 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan / Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

      B.  Pengertian Administrasi Kantor 

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut Office Management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (Office Management) menurut beberapa ahli :

        1.  William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

        2.  George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

        3.  Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

        4.  William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

a2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut:

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.Tata hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.

7. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup Administrasi Perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

  1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

      A. Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

      1)      Perencanaan gedung

      2)      Tata ruang kantor

      3)      Penerangan/cahaya

      4)      Ventilasi

      5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

      6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

      7)      Standar kualitas kerja,

      8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

      B. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

      1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

      2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

      3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

      C. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

      1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

      2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

      3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

      4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

      5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

      6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

      D. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

      1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

      2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

      3)      Kualitas pekerjaan kantor

      4)      Pelayanan kantor

      5)      Waktu

      6)      Biaya perkantoran

  2. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut

      A. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

      1)      Faktor keamanan

      2)      Faktor lingkungan

      3)      Faktor harga

      B. Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

      2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

      3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

      C.  Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

      1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

      2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

      D. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

      E. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

4. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Adiministrasi Perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.