Administrasi Barang (Pergudangan)

1.Menyebutkan Macam-macam kepemilikan gudang

A. Pergudangan negara

            Merupakan gudang yang dimiliki oleh negara yang difungsikan untuk menyimpan aset aset milik negara. Contohnya mulai dari senjata-senjata, logistik makanan sampai harta sitaan sitaan dari Negara

B.Pergudangan Perusahaan

            Merupakan gudang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang digunakan untuk menimbun atau menyimpan barangnya sebelum didistribusikan oleh perusahaan tersebut.

 1.  Secara umum, perencanaan gudang pabrik di dalam suatu perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:

a.       Gudang bahan baku

Gudang bahan baku atau gudang bahan mentah adalah tempat penyimpanan bahan baku atau bahan metah yang akan dipergunakan untuk proses produksi dalam pabrik oleh perusahaan yang bersangkutan. Banyaknya jumlah gudang bahan baku dalam masing-masing pabrik akan dipengaruhi oleh dua hal, yang pertama adalah banyak atau sedikitnya jenis bahan baku yang dipergunakan oleh perusahaan untuk keperluan proses produksinya, yang kedua adalah apakah masing-masing bahan baku dapat disimpan secara bersama-sama didlam gudang atau tidak. Banyak sedikitnya jumlah bahan baku yang akan disimpan di dalam gudang perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu tingkat penggunaan bahan baku untuk proses produksi, jumlah persediaan besi (safety stock) yang dipergunakan perusahaan, besarnya jumlah pembelian yang paling ekonomis, dana yang disediakan oleh perusahaan untuk investasi di dalam bahan baku, serta kebijaksanaanpersediaan bahan yang dipergunakan di dalam perusahaan.

b.      Gudang barang setengah jadi

Pada umumnya di dalam pelaksanaan proses produksi selalu terdapat bahan-bahan yang sudah mulai masuk kedalam proses produksi dalam perusahaan, namun belum dapat diselesaikan menjadi barang jadi. Barang setengah jadi ini tidak dapat dikategorikan sebagai bahan baku, atau barang jadi, sehingga diperlukan cara dan tempat penyimpanan secara tersendiri di luar bahan baku dan barang jadi. Dalam perusahaan yang menggunakan proses produksi terus-menerus, dimana mesin dan peralatan produksi yang digunakan oleh perusahaan adalah bersifat khusus, persoalan barang setengah jadi ini kadang-kadang tidak sempat terlihat di dalam pabrik. Hal ini disebabkan karena barang setengah jadi ini akan tertempel atau terikat pada mesin dan peralatan produksi yang digunakan perusahaan. Namun berbeda bila perusahaan menggunakan proses produksi terputus-putus, di mana mesin dan peralatan produksi yang digunakan bersifat umum. Barang setengah jadi tidak selalu terikat atau tertempel dalam mesin dan peralatan produksi yang digunakan perusahaan. Maka untuk kemudahan dalam pengawasan, proses produksi dilaksanakan sampai tingkat penyelesaian tertentu, baru diselesaikan menjadi produk akhir di kemudian hari.

 

c.       Gudang barang jadi

Gudang barang jadi merupakan gudang yang disiapkan oleh perusahaan untuk menyimpan barang jadi atau produk akhir dari perusahaan. Umunya semua perusahaan sudah mempersiapkan gudang barang jadi ini. Namun yang perlu mendapatkan perhatian adalah penentuan seberapa besar atau luas gudang yang akan  digunakan untuk menyimpan barang jadi, serta syarat apa saja yang diperlukan bagi penyiapan gudang tersebut.

2.      Metode Penyimpanan

Gudang pabrik tidak selalu tertutup, dapat dimungkinkan terdapat gudang pabrik yang terbuka. Gudang terbuka ini dapat digunakan untuk menyimpan bahan atau barang yang diperkirakan tidak mudah rusak oleh perubahan cuaca atau mungkin sebagai tempat penyimpanan yang jangka waktunya sangan pendek.

Adapun metode penyimpanan yang dibicarakan di sini adalah metode penyimpanan yang berada dalam ruangan tertutup atau di dalam sebuah bangunan gedung. Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain:

a.       Kotak

Penyimpanan dengan menggunakan kotak pada umumnya dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan yang mempunyai bahan-bahan atau barang-barang yang perlu disimpan dalam bentuk dan ukuran yang relatif kecil. Bentuk dari bahan atau barang dapat beraneka ragam. Untuk masing-masing bahan atau barang tersebut dapat disediakan kotak-kotak tersendiri. Sebagai contoh dari bahan-bahan atau barang antara lain bahan dan peralatan elektronik (transistor, kapasitor, dan lain sebagainya), suku cadang kendaraan bermotor (busi, ring, mur, baut, dan lain sebagainya), dan lain sebagainya. 

b.      Papan rak

Apabila bahan-bahan atau barang yang disimpan di dalam gudang tersebut merupakan bahan atau barang degan ukuran yang agak besar maka penggunaan kotak untuk penyimpanan menjadi tidak cocok lagi. Untuk melakukan penyimpanan tersebut maka diperlukan rak yang lebih besar kemudian disusus atas papan rak yang disediakan. Papan rak ini dapat dibuat dari kayu maupun besi. Jika menggunakan kerangka besi akan terdapat kemudahan untuk mengatur tinggi dan rendahnya masing-masing rak tersebut karena sudah disediakan beberapa alternatif ketinggian papan. Hal ini akan sangat menguntungkan karena tinggi rendahnya papan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.  

c.       Rak

Pada umumnya rak ini akan berguna untuk menyimpan bahan atau barang yang mempunyai ukuran yang kecil tetapi panjang. Sebagai contoh misalnya untuk menyimpan pipa , besi plat dan lain sebagainya. Penyimpanan menggunakan rak ini agak berbeda dengan papan rak karena bahan atau barang yang akan disimpan cukup diatur di atasnya tanpa mempergunakan alat lain, sedangkan di papan rak diperlukan kotak-kotak untuk penyimpanan bahan tersebut.

Agar penyimpanan dengan mempergunakan rak ini dapat dilaksanakan dengan baik, bahan atau barang yang disimpan hendaknya dikelompokkan dengan ukuran panjang dan besar yang sama. Panjang dari rak yang akan dipergunakan untuk penyimpanan ini akan disesuaikan dengan panjang masing-masing kelompok bahan atau barang tersebut.

d.      Susunan atas Rak

Bahan atau barang seperti kertas, buku, barang-barang yang dibungkus dengan kotak pembungkus dapat disimapan dengan susunan atas rak. Besarnya daya tahan bahan atau barang tersebut terhadap berat beban di atasnya dapat disesuaikan dengan tingginya susunan masing-masing bahan tersebut. Untuk mengatasi hal ini maka pada setiap ketinggian tertentu dipasang papan rak yang akan dipergunakan sebagai dasar untuk masing-masing susunan ini.

 

3.      Pertimbangan dalam Perencanaan Gudang Pabrik

Dalam penyusunan perencanaan gudang pabrik, perlu dipertimbangkan beberapa hal sebagai berikut:

a.       Penyimpanan Terpusat atau Terpisah

Dalam kebijaksanaan penyimpanan barang-barang atau bahan-bahan dalam perusahaan dikenal dua macam cara, yaitu terpusat dan terpisah. Masing-masing cara mempunyai kelebihan sendiri-sendiri sehingga perusahaan akan dapat memilih cara yang mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Beberapa kelebihan dari penyimpanan terpusat antara lain :

1.      Kemudahan menyusun perencanaan produksi.

2.      Kemudahan mengendalikan persediaan yang ada.

3.      Kemudahan mengendalikan kualitas bahan.

Sedangkan kelebihan penyimpanan terpisah antara lain:

1.      Kemudahan penegcekan terhadap barang yang disimpan.

2.      Kemudahan pengaturan penyimpanan.

3.       Efisiensi penggunaan gudang dengan baik.

b.      Ventilasi dan Pertukaran Udara

Dalam perencanaan gudang pabrik, manajemen perusahaan tersebut seharusnya mempersiapkan gudang pabrik dengan ventilasi dan pertukaran udara yang cukup. Hal ini akan sangat berpengaruh pada bahan-bahan maupun barang-barang yang ada dalam gudang pabrik, serta terhadap karyawan perusahaan yang bekerja dalam gudang tersebut.

c. Pergudangan Perorangan

            Pergudangan perorangan ini merupakan pergudangan milik pribadi. Pergudangan ini biasanya digunakan untuk menyimpan harta atau aset mereka masing masing ataupun untuk ia sewakan kepada pihak swasta yang ingin mencari gudang untuk mereka pakai

2. Mengumpulkan Dokumen-Dokumen Administrasi Gudang

A. Dokumen Administrasi Gudang

            Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam melakukan peng Administrasian barang di gudang adalah sebagai berikut:

a.     Tembusan Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian

b.     Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang  bersangkutan

c.      Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit)

d.     Tembusan faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)

e.     Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang

B. Format Administrasi Gudang

1. Format permintaan pengiriman barang.
Format yang akan mencatat secara keseluruhan. Dasar pembuatan permintaan barang ini berasal dari po yang dibuat sallesman.

2.Faktur penjualan.
Dokumen yang berisikan nama, alamat pelanggan, jumlah barang, nilai uangnya,diskon, dan tempo pembayaran. Faktur penjualan ini sebagai dasar untuk melakukan penagihan. Faktur penjualan ini bisa disebut juga piutang penjualan jika barangnya sudah dikirimkan.

3.Surat Jalan.
Dokumen yang dibuat berdasarkan PO yang diberikan salesman. Surat jalan ini akan dituliskan nama, alamat, jumlah barang dan ekspedisi pengirimnya. Surat jalan ini rangkap tiga, satu untuk penerima barang, satu untuk pihak ekspedisi, dan yang putih (asli) untuk distributor.

4.Berita acara penerimaan barang dari penyuplai.
Format yang memuat tentang berita acara penerimaan barang dari principal yang isinya adalah jumlah barang yang diterima, jumlah barang yang dikembalikan,nama, alamat, pihak ekspedisi yang mengirimkan, dan tanda tangan pejabat distributor.

5. Surat jalan dari principal.
Surat jalan yang dikirim pihak principal, berisi nama distributor, alamat distributor, jenis barang yang dikirimkan, pihak ekspedisi yang mengirimkan barang, pihak logistik principal dan kolom penerima barang di tempat tujuan (distributor)

6. Format produk rusak.
Format yang digunakan untuk memuat produk yang rusak yang dikembalikan dari pelanggan. berisi nama, alamat, jumlah dan salesman serta penerima barang itu dan yang menyerahkan barang itu.

7. Format permintaan sampel.
Format permintaan barang contoh yang berisi, nama peminta sampel, kolom persetujuan oleh sales supervisor, nama penerima dan pengirim produk itu serta jumlah produk dan jenisnya.

8.Format komplain kekurangan barang.
Format ini digunakan jika terjadi kekurangan barang di pelanggan. format ini akan berisi nama toko pengkomplain, alamat, kota, salesman, jenis barang, kode produksi pada karton dan pengemas, dan sales supervisor. serta pihak distributor penerima barang

9.Surat tanda terima.
Surat yang berisi nama pelanggan, penyerah barang dan penerima barang. Surat tanda terima ini biasanya untuk mengirimkan barang hadiah, atau barang-barang lainya yang memerlukan tanda terima.